Projeler ancak doğru zaman yönetimi ile gerçekleştirilir. Yapılması gereken işler, kararlaştırılmış insanlar, kaynaklar ve zamanın uyumlu ve bir o kadar da verimli olarak kullanılması projenin yapı taşlarıdır. Proje Yaşam Döngüsü, Ürün Yaşam Döngüsü gibi kavramlar projeyi yönetirken uygulanır. Ekip içindeki iletişim proje adımlarının en önemli noktasıdır. Çünkü ekibin birbirinden haberdar olması gerekmektedir. Birbirlerinin ne ile uğraştıklarını ne yaptıklarınıve yapacakları hakkında bilgileri olması,projenin başarıya ulaşmasını hızlandıracaktır. Böylelikle zamanlarını en verimli şekilde kullanmış olacaklardır.
Her ekibin kendi içinde bir çalışma prensibi vardır. Genellikle bu prensiplerinde her gün veya hafta başlarında toplantı yapıp birbirlerini bilgilendirirler. Bu toplantıların yüz yüze olması en etkin yöntemdir. Ancak bazı durumlarda yüz yüze görüşme pek mümkün olamayabilir. Bu gibi durumlarda online konferanslar veya telefon görüşmeleri ile de bu toplantılar gerçekleştirilebilir.
Proje Koordinatöründe Olması Gereken Özellikler
Proje Koordinatörlerinin bazı yeteneklere sahip olması gerekmektedir ;
- Bilimsel ve teknik beceri
- İdari ve finansal beceri
- Sosyal beceri
- Liderlik özellikleri
Bilimsel ve teknik becerilerinin bir proje koordinatöründe olması çok önemlidir. İçinde olduğu, koordine ettiği projeyi anlaması gerekmektedir. Aynı zamanda partnerler ile de doğru bilgi akışını sağlayabilmesi için bilimsel ve teknik becerisinin yüksek olması gerekmektedir.
İdari ve finansal beceri, proje koordinatörünün diğer en önemi becerilerinden biridir. Üzerinde çalışmakta oldukları projenin, programın finansal yönleri hakkında genel bilgisinin olması gerekmektedir.
Sosyal beceri, proje koordinatörünün partnerleri ile olan ilişkileri için önemlidir. Partnerlerini değerli hissettirip onları motive etmesi gerekmektedir. Böylelikle partnerleri proje süresince, projenin içinde tutabilir ve güçlü bir ilişki kurar. Bu hem projenin zamanında bitmesi hem de projenin istenildiği gibi sonuçlanması için çok önemlidir.
Proje koordinatörü, bir diktatör değildir ancak yönetebilme kabiliyetinin olması da gerekmektedir.
Yukarıdaki yeteneklerin proje koordinatöründe olması çok önemlidir. Aynı zamanda,proje koordinatörünün zamanı da çok iyi şekilde yönetebilmesi lazım. Bunun için planlar yapılabilir. Bu planların içine gerçekçi tarihler konulabilir. Yani aslında belirlenen tarihten daha geç bitebilecek bir projeyi veya proje içindeki süreçlerden birini, sadece daha erken bitebilmesi için gerçekçi bir tarih verilmemesi, projenin başarı ile sonuçlanmamasını etkiler. Bu noktada zaman yönetimi proje koordinatörünün de önem vermesi gereken bir süreçtir.
Zaman yönetimi için çeşitli araçlar kullanılabilir. Bu araçlar, hem partnerler hem de projede görev alanlar için önemlidir. Kendilerini ve işlerini kontrol edip kendilerini buna göre programlayabilirler. Böylelikle kendi zamanlarını kendileri yönetmiş olur. Zaman yönetimi ekip içinde küçükten büyüğe artacak şekilde gerçekleşebilir. Yani öncelikle kişisel olarak kendi işlerimizi iyi tanıyıp kendi zamanımızı kendimiz belirleyebiliriz. Sonrasında ekip içinde herkesin kendi iş ve zaman programına göre projenin kendisi süreçlendirilir.
Arşivleme, proje süreci için gerekli olan bir durumdur. Arşivlenen belgeler, partnerler ile paylaşılabilir ve bilgilendirilir. Bazı belgelerin zorunlu bir şekilde arşivlenmesi gerektiği düşünülür. Bunlara örnek olarak şu maddeler verilebilir:
- Araştırma sonucu belgeleri
- Sözleşmeler
- Raporlar
- Finansal belgeler
- Proje planı belgeleri
- İletişim listesi
- Toplantı saatleri
Önem teşkil eden belgelerin arşivlenmesi proje sürecini olumlu etkilemektedir. Belgelerin aranması, bulunamama durumunda tekrar hazırlanması, istenilen yere yollanması süreci uzatabilir. Bu süreci minimuma indirmek için projenin başında hazırlanmış olan belgelerin arşivlenmesi gerekmektedir.
İşbirliği Platformu
AB projelerinde süreci partnerler ile işbirliğikurarak gerçekleştirmek, süreci çok verimli ve sağlıklı gerçekleşmesinde etkili rol oynar. Fakat bu durumun dezavantajlı tarafları da vardır. Zaman kaybı çok yüksek olduğundan süreci partnerler açısından uzatır.